Regulamin Repozytorium Uniwersytetu Wrocławskiego

§ 1

Postanowienia ogólne

1. Celem Repozytorium Uniwersytetu Wrocławskiego jest gromadzenie, deponowanie, przechowywanie, upowszechnianie i długoterminowa archiwizacja dorobku naukowego, dydaktycznego i popularyzatorskiego pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Wrocławskiego oraz innych osób, z którymi Uniwersytet Wrocławski zawarł odpowiednie umowy. Repozytorium promuje publikacje, projekty i badania prowadzone na Uniwersytecie Wrocławskim oraz służy szerokiej wymianie wiedzy z sektorem gospodarczym i publicznym poprzez ułatwienie dostępu do prac naukowych, materiałów dydaktycznych i popularyzatorskich.

2. Regulamin Repozytorium Uniwersytetu Wrocławskiego, zwany dalej „Regulaminem”, określa zasady deponowania, gromadzenia, udostępniania oraz politykę bezpieczeństwa dokumentów zamieszczonych w Repozytorium.

3. Zasady archiwizowania rozpraw doktorskich w Archiwum Prac Dyplomowych określa zarządzenie Rektora w sprawie dokumentacji przebiegu kształcenia w Szkole Doktorskiej Uniwersytetu Wrocławskiego oraz zawartości teczki akt doktorskich.

4. Repozytorium prowadzone jest przez Bibliotekę Uniwersytecką we Wrocławiu, za pośrednictwem serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://www.repozytorium.uni.wroc.pl/.

5. Korzystanie z Repozytorium, tj. deponowanie, przechowywanie, publiczne udostępnianie, przeglądanie i pobieranie utworów, jest nieodpłatne.

§ 2

Definicje

W niniejszym Regulaminie przyjęto następujące definicje terminów:

1. administratorzy Repozytorium – osoby koordynujące prace Repozytorium oraz zapewniające optymalne warunki koncepcyjne funkcjonowania Repozytorium;

2. deponent – osoba uprawniona do zamieszczenia utworu w Repozytorium;

3. koordynator Repozytorium – osoba odpowiedzialna za weryfikowanie poprawności metadanych oraz ostateczne zatwierdzanie rekordów utworzonych przez Redaktorów lokalnych w Repozytorium;

4. publikacja – utwór, który za zezwoleniem autora został opublikowany i zwielokrotniony, którego egzemplarze zostały udostępnione publicznie lub utwór rozpowszechniony udostępniony publicznie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym;

5. redaktor lokalny Repozytorium – osoba odpowiedzialna za metadane zdeponowanych obiektów w Repozytorium z ramienia jednostki, w jakiej został powołany;

6. Repozytorium Uniwersytetu Wrocławskiego – zwane dalej Repozytorium lub RUWr, należy przez to rozumieć system informacyjny w infrastrukturze UWr służący do gromadzenia, deponowania, przechowywania i udostępniania dorobku pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Wrocławskiego i innych osób, z którymi zawarto odpowiednie umowy, a także publikacji wydawanych przez Uniwersytet Wrocławski. Repozytorium zapewnia ochronę poufności, integralności, dostępności i rozliczalności, zgodnie z zasadami określonymi w SZBI i Krajowych Ramach Interoperacyjności oraz stabilny i niezmienny dostęp do zdeponowanego dorobku naukowego pracowników UWr (z wyłączeniem danych badawczych);

7. utwór – utwór w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych;

8. użytkownik – osoba korzystająca z zasobów Repozytorium;

9. SZBI - System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji Uniwersytetu Wrocławskiego, tj. zbiór polityk, procedur, procesów i zabezpieczeń technicznych, które służą do ochrony informacji przed zagrożeniami;

10. zalogowany użytkownik – użytkownik, który uzyskał dostęp do Repozytorium poprzez system logowania, uprawniony do wykonywania działań niedostępnych dla użytkowników anonimowych.

§ 3

Gromadzenie dorobku w Repozytorium

1. W RUWr gromadzone są, przechowywane i udostępniane utwory, których autorami lub współautorami są pracownicy, doktoranci lub studenci Uniwersytetu Wrocławskiego lub których wydawcą jest Uniwersytet Wrocławski.

2. RUWr umożliwia deponowanie, przechowywanie i udostępnianie prac naukowych, materiałów konferencyjnych, publikacji, doktoratów, materiałów dydaktycznych, materiałów administracyjnych i innych typów dokumentów wytwarzanych na Uczelni.

3. Repozytorium gromadzi wersje ostateczne publikacji, preprinty, postprinty, reprinty oraz cyfrowe wersje innych materiałów wcześniej nieopublikowanych.

4. Szczegółowy wykaz materiałów gromadzonych w RUWr i osób za to odpowiedzialnych zawiera Załącznik Nr 1 niniejszego Regulaminu.

§ 4

Struktura Repozytorium

1. RUWr jest Repozytorium instytucjonalnym, którego schemat budowy odpowiada strukturze organizacyjnej Uniwersytetu Wrocławskiego.

2. Zasoby repozytorium porządkowane są w kolekcjach i podkolekcjach. Nazwą kolekcji jest nazwa wydziału lub jednostki pozawydziałowej realizującej działalność badawczą. Podstawowe podkolekcje to:

   1. artykuły,

   2. monografie,

   3. rozprawy doktorskie,

   4. materiały dydaktyczne,

   5. rozdziały / fragmenty,

   6. materiały niepublikowane,

   7. inne.

3. Administratorzy RUWr mogą tworzyć nowe podkolekcje zgodnie z potrzebami Uczelni, a także nowe kolekcje, jeżeli wynika to ze zmiany struktury organizacyjnej UWr.

4. W przypadku zmian organizacyjnych Uczelni, nowa struktura odzwierciedlana jest w RUWr począwszy od roku kalendarzowego następującego po roku, w którym dana zmiana został wprowadzona.

5. Dostęp do struktury Repozytorium odbywa się w oparciu o role i uprawnienia nadawane zgodnie z zasadą minimalnych uprawnień (least privilege). Administrator techniczny prowadzi rejestr użytkowników posiadających uprawnienia do edycji lub zatwierdzania rekordów oraz okresowo (nie rzadziej niż raz w roku) dokonuje przeglądu kont w celu eliminacji nieaktywnych dostępów.

§ 5

Deponowanie dorobku w Repozytorium

1. Utwór deponowany jest w RUWr po uzyskaniu zgody dziekana/dyrektora instytutu/kierownika katedry/kierownika jednostki pozawydziałowej realizującej działalność badawczą, w ramach której powstał lub przy której był afiliowany. Wzór zgody stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu. Wymóg uzyskania zgody nie dotyczy utworów opublikowanych w recenzowanych czasopismach naukowych, w recenzowanych materiałach z konferencji, monografii naukowych i rozdziałów w monografiach naukowych oraz wersji tych utworów (preprintów, postprintów) stanowiących wynik realizacji projektów badawczych, a także obronionych rozpraw doktorskich.

2. Wszystkie utwory opublikowane w recenzowanych czasopismach naukowych, w recenzowanych materiałach z konferencji, monografie naukowe oraz rozdziały w monografiach naukowych powinny zostać zamieszczone w RUWr z uwzględnieniem praw licencyjnych wydawców.

3. Rejestracji w RUWr nie podlegają utwory zawierające tajemnice prawnie chronione.

4. Każdy utwór jest rejestrowany w RUWr tylko raz, niezależnie od liczby autorów i ich afiliacji. Autorzy utworu ustalają między sobą, który z nich dokona rejestracji w RUWr.

5. Utwór deponowany jest w RUWr przez redaktora lokalnego Repozytorium na prośbę deponenta wyrażoną w postaci deklaracji deponenta przekazanej redaktorowi lokalnemu Repozytorium w wersji papierowej lub elektronicznej, zwanej dalej Deklaracją RUWr, której wzór stanowi Załącznik Nr 3 do niniejszego Regulaminu.

6. W wyjątkowych przypadkach istnieje możliwość zdeponowania utworu przez koordynatora Repozytorium lub administratora merytorycznego RUWr.

7. Pliki przekazywane do Repozytorium muszą być zapisane w bezpiecznych i powszechnie obsługiwanych formatach. Osoba deponująca pliki powinna zwrócić szczególną uwagę na poprawność i kompletność metadanych zamieszczanych w plikach deponowanych utworów.

8. W przypadku deponowania utworu za pośrednictwem redaktora, koordynatora lub administratora RUWr autor zobowiązany jest do podpisania Deklaracji RUWr, która stanowi podstawę do uzupełnienia metadanych w rekordzie zasobu.

9. Deklaracja RUWr jest przechowywana przez redaktora lokalnego RUWr.

10. W przypadku doktoratów Deklaracje RUWr składane są przez autorów wraz z rozprawą doktorską pracownikom zajmującym się obsługą administracyjną doktorantów. Pracownik zajmujący się obsługą administracyjną doktorantów przekazuje Deklarację RUWr odpowiedniemu redaktorowi lokalnemu RUWr.

11. Proces deponowania kończy się zatwierdzeniem poprawności i kompletności danych i metadanych przez koordynatora lub administratora merytorycznego Repozytorium.

§ 6

Doktoraty

1. W RUWr zamieszczone powinny zostać wszystkie aktualnie obronione rozprawy doktorskie, począwszy od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

2. Rozprawy doktorskie powinny zostać zdeponowane najpóźniej w terminie 6 miesięcy od daty obrony rozprawy doktorskiej. Pliki z ostateczną wersją rozprawy w formacie PDF przekazuje redaktorowi lokalnemu RUWr pracownik danego wydziału zajmujący się obsługą administracyjną doktorantów.

3. Za koordynowanie deponowania rozpraw doktorskich w terminie odpowiada wydziałowy koordynator otwartej nauki.

4. Dopuszcza się ograniczenia w udostępnianiu treści rozprawy doktorskiej. Zasady ograniczania w udostępnianiu rozpraw doktorskich określa odrębne zarządzenie Rektora.

§ 7

Odpowiedzialność prawna i licencyjna

1. Deponent, deponując zasoby, udziela Uniwersytetowi licencji niewyłącznej, obowiązującej tylko w RUWr na podstawie Deklaracji RUWr.

2. Od deponenta wymaga się zachowania wiarygodności i autentyczności deponowanych dokumentów. Pełna odpowiedzialność za naruszenie praw autorskich osobistych i majątkowych osób trzecich spoczywa na deponencie.

3. Uniwersytet Wrocławski:

   1. może rozpowszechniać kopie pracy w formie elektronicznej w RUWr;

   2. może przechowywać w formie elektronicznej, przetwarzać lub kopiować zdeponowaną pracę w celu jej zabezpieczenia;

   3. może włączać metadane dorobku do publicznie dostępnych katalogów, baz danych;

   4. zachowuje prawo do usunięcia dorobku, gdy narusza ona prawa własności intelektualnej;

   5. nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie przez deponenta praw własności intelektualnej lub innych praw związanych ze zdeponowaniem dorobku w RUWr;

   6. nie ponosi odpowiedzialności za naruszenia praw własności intelektualnej wynikłych z rozpowszechnienia pracy przez RUWr.

4. W przypadku, w którym prawa autorskie majątkowe do publikacji zostały przekazane przez autora osobie trzeciej (np. wydawcy) lub udzielono licencji wyłącznej na to samo pole eksploatacji, wymagana jest zgoda właściciela praw autorskich majątkowych/licencjodawcy na zdeponowanie publikacji. Zaleca się autorom sprawdzenie umów zawartych z wydawcami lub ich polityki w zakresie upubliczniania utworów w repozytorium instytucjonalnym, jakim jest RUWr.

5. Zgoda, o której mowa w ust. 4 może mieć postać:

   1. opisu polityki repozytoryjnej opublikowanej na oficjalnej stronie internetowej właściciela praw autorskich majątkowych;

   2. opisu polityki repozytoryjnej właściciela praw autorskich zamieszczonej w dedykowanych do tego celu serwisach, np. Open Policy Finder (https://openpolicyfinder.jisc.ac.uk/);

   3. umowy licencyjnej zawartej między właścicielem praw autorskich majątkowych a Uniwersytetem Wrocławskim.

6. Wzory licencji, o których mowa w ust. 1 i ust. 5 pkt 3, publikowane są na stronie internetowej RUWr. W przypadku stwierdzenia niezgodności licencji wybranej przez deponenta z zasadami wydawnictwa, polityka repozytoryjna wydawcy ma charakter nadrzędny. Koordynator lub redaktor lokalny RUWr jest uprawniony do dokonania zmiany licencji na licencję w pełni zgodną z polityką wydawcy lub najbardziej otwartą, na jaką zezwalają warunki wydawnicze danego utworu.

7. W wyjątkowych przypadkach, związanych z łamaniem przepisów prawa autorskiego, Biblioteka Uniwersytecka ma prawo do ograniczenia dostępu lub usunięcia bez zgody autora wersji cyfrowej utworu, do którego zgłoszono naruszenie praw autorskich. W powyższym przypadku identyfikator obiektu (URI) zostanie zachowany bezterminowo i będzie kierował do opisu bibliograficznego usuniętego dokumentu.

8. O otrzymaniu zgłoszenia i podjętych w związku z tym działaniach, Biblioteka ma obowiązek powiadomić niezwłocznie Prorektora ds. badań naukowych i bezpośredniego przełożonego autora.

§ 8

Nadawanie identyfikatorów DOI (Digital Object Identifier)

1. Zasobom deponowanym w RUWr można nadać trwale identyfikatory DOI.

2. Nadawanie trwałych identyfikatorów reguluje zarządzenie Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego w sprawie przyznawania w Uniwersytecie Wrocławskim cyfrowych identyfikatorów dokumentów elektronicznych DOI.

§ 9

Zadania jednostek i osób w zakresie deponowania dorobku w Repozytorium

Wykaz materiałów gromadzonych w RUWr i osób za to odpowiedzialnych określa Załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu.

§ 10

Administratorzy i koordynatorzy RUWr

1. Dyrektor Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu powołuje i odwołuje administratora merytorycznego, administratora technicznego oraz koordynatorów Repozytorium;

2. Do zadań administratora merytorycznego RUWr należy:

   1. dbanie o zapewnienie optymalnych warunków koncepcyjnych funkcjonowania RUWr, w tym spójności zamieszczanych tam metadanych,

   2. analiza i proponowanie rozwiązań w zakresie osiągnięcia i utrzymania międzynarodowych standardów związanych z funkcjonowaniem RUWr oraz jego integracji z systemami zewnętrznymi,

   3. wspieranie merytoryczne Pełnomocnika Rektora ds. otwartego dostępu w zakresie związanym z funkcjonowaniem RUWr,

   4. współpraca z redaktorami lokalnymi RUWr i wspieranie ich działań;

   5. organizowanie, we współpracy z Pełnomocnikiem Rektora ds. otwartego dostępu oraz Oddziałem Informacji Naukowej Biblioteki Uniwersyteckiej, szkoleń oraz opracowanie materiałów instruktażowych dla osób zajmujących się deponowaniem w RUWr elementów dorobku naukowo-badawczego, dydaktycznego i popularyzatorskiego w poszczególnych jednostkach organizacyjnych UWr,

   6. promowanie wykorzystania RUWr do zapewnienia otwartego dostępu do wyników prac naukowo-badawczych, dydaktycznych i popularyzatorskich publikacji;

3. Do zadań administratora technicznego RUWr należy:

   1. dbanie o zapewnienie optymalnych warunków technicznych funkcjonowania RUWr,

   2. zapewnienie bezpieczeństwa danych (kopie zapasowe), aktualizacji systemu oraz rozwiązywanie bieżących problemów z działaniem systemu,

   3. nadawanie uprawnień użytkownikom RUWr,

   4. współpraca z Działem Usług Informatycznych Uniwersytetu Wrocławskiego w zakresie utrzymania infrastruktury serwerowej, aktualizacji bezpieczeństwa, tworzenia kopii zapasowych, monitorowania logów i reagowania na incydenty cyberbezpieczeństwa zgodnie z procedurami SZBI;

   5. czasowe blokowanie dostępu do zasobu i przekazywanie sprawy do Zespołu ds. Cyberbezpieczeństwa Uniwersytetu w przypadku wykrycia pliku mogącego stanowić zagrożenie bezpieczeństwa teleinformatycznego (np. zawierającego kod złośliwy, dane osobowe wbrew zasadom przetwarzania lub treści nieautoryzowane);

   6. prowadzenie stałego monitoringu bezpieczeństwa systemu Repozytorium, w tym analizę logów i alertów, zarządzanie aktualizacjami bezpieczeństwa komponentów oprogramowania, testowanie kopii zapasowych co najmniej raz na pół roku oraz współpraca z Zespołem ds. Cyberbezpieczeństwa przy obsłudze incydentów i audytach bezpieczeństwa.

4. Do zadań koordynatorów RUWr należy:

   1. współpraca z Pełnomocnikiem Rektora ds. otwartego dostępu, a także innymi jednostkami realizującymi otwarty dostęp do publikacji naukowych w Uniwersytecie Wrocławskim,

   2. współpraca z wydziałowymi koordynatorami otwartej nauki w zakresie funkcjonowania Repozytorium,

   3. sprawdzanie poprawności metadanych utworów deponowanych w Repozytorium Uniwersytetu przez redaktorów lokalnych RUWr,

   4. zatwierdzanie rekordów w Repozytorium,

   5. udzielanie osobom zainteresowanym deponowaniem w Repozytorium dorobku naukowo-badawczego, dydaktycznego i popularyzatorskiego wsparcia niezbędnego do udzielenia licencji,

   6. udział w szkoleniach z zakresu otwartego dostępu do publikacji naukowych.

5. Dane kontaktowe administratorów i koordynatorów RUWr publikowane są na stronie RUWr.

§ 11

Redaktorzy lokalni RUWr

1. Dziekan/kierownik jednostki organizacyjnej UWr realizującej działalność badawczą zobowiązany jest do powołania co najmniej jednego redaktora lokalnego Repozytorium w danej jednostce organizacyjnej. W przypadku wydziałów posiadających złożoną strukturę dziekan może powołać także redaktorów lokalnych RUWr dla jednostek niższego szczebla (np. instytutów, katedr); W przypadku powołania więcej niż jednego redaktora lokalnego RUWr na wydziale dziekan wskazuje także redaktora głównego odpowiedzialnego za koordynowanie prac na wydziale i kontakt z redaktorami lokalnymi oraz koordynatorami i administratorami RUWr.

2. Redaktor lokalny RUWr odpowiedzialny jest w szczególności za:

   1. współpracę z Pełnomocnikiem Rektora ds. otwartego dostępu, a także innymi jednostkami realizującymi otwarty dostęp do publikacji naukowych w Uniwersytecie Wrocławskim,

   2. współpracę z wydziałowymi koordynatorami otwartej nauki w zakresie funkcjonowania RUWr,

   3. deponowanie w RUWr dorobku naukowo-badawczego, dydaktycznego i popularyzatorskiego zainteresowanych pracowników, doktorantów i innych osób,

   4. udzielanie osobom zainteresowanym deponowaniem w RUWr dorobku naukowo-badawczego, dydaktycznego i popularyzatorskiego wsparcia niezbędnego do udzielenia licencji,

   5. deponowanie w RUWr obronionych rozpraw doktorskich, a w szczególności wszystkich aktualnie obronionych (w ciągu 6 miesięcy od daty obrony rozprawy),

   6. nadzór nad prawidłowością metadanych utworów umieszczanych w RUWr w ramach przypisanej kolekcji,

   7. udział w szkoleniach z zakresu otwartego dostępu do publikacji naukowych.

3. Dziekan/kierownik jednostki pozawydziałowej realizującej działalność badawczą zobowiązany jest do powiadamiania Pełnomocnika Rektora ds. otwartego dostępu oraz administratorów RUWr o powołaniu redaktorów.

4. Aktualny wykaz redaktorów lokalnych RUWr zamieszcza się na stronie RUWr.

§ 12

Korzystanie z zasobów Repozytorium

1. Przeglądanie zawartości RUWr nie wymaga logowania. Niektóre funkcje RUWr są dostępne tylko dla zalogowanych użytkowników.

2. Dostęp do metadanych dokumentów zdeponowanych w RUWr jest otwarty dla wszystkich zainteresowanych na podstawie licencji CC 0.

3. Zasady dostępu do zdeponowanych obiektów opisane są w metadanych zasobów (atrybuty / pola Prawa dostępu i Licencja).

4. Materiałów dostępnych w RUWr nie można wykorzystywać w sposób inny niż zgodny z postanowieniami licencji, na której utwór został udostępniony.

5. Każdy użytkownik RUWr zobowiązany jest do zapoznania się z treścią ww. licencji przed wykorzystaniem utworu. Wykorzystanie utworu w sposób inny niż określony w licencji, każdorazowo wymaga pisemnej zgody właściciela praw autorskich.

6. Korzystanie z utworów, które nie zostały udostępnione na wolnej i otwartej licencji jest możliwe zgodnie z właściwymi przepisami o dozwolonym użytku lub o innych wyjątkach przewidzianych w przepisach prawa, a korzystanie w szerszym zakresie wymaga uzyskania zgody uprawnionego.

§ 13

Przechowywanie i długoterminowe archiwizowanie zasobów Repozytorium

1. Utwory zdeponowane w RUWr nie podlegają edytowaniu i wycofaniu przez autorów. Na wniosek deponenta lub autora, możliwe jest zaktualizowanie, korekta lub ostatecznie usunięcie utworu, wyłącznie za pośrednictwem redaktora lub administratora merytorycznego RUWr.

2. W przypadku usunięcia zdeponowanego utworu stały identyfikator obiektu URI/DOI zostanie zachowany bezterminowo i będzie kierował do metadanych usuniętego pliku.

3. Uniwersytet Wrocławski archiwizując utwory w wersji cyfrowej w RUWr zobowiązuje się do:

   1. przechowywania utworu w postaci niezmienionej i z poszanowaniem praw osobistych twórcy,

   2. zmian formatu, nośników i techniki zapisu w zakresie wynikającym ze sposobu długotrwałego przechowywania informacji cyfrowych oraz konieczności dostosowania się do zmian techniki i technologii informatycznych.

§ 14

Odpowiedzialność

1. Zalogowany użytkownik odpowiada za wszystkie działania wykonane za pośrednictwem jego konta internetowego.

2. Pełną odpowiedzialność za treść zamieszczonych publikacji ponosi autor, który odpowiada za ewentualne naruszenia praw autorskich osób trzecich oraz zamieszczanie treści mogących naruszać normy obowiązującego prawa.

§ 15

Dane osobowe

1. Gromadzone dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w celu prowadzenia RUWr.

2. Ogólne warunki przetwarzania danych osobowych określa zarządzenie Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego w sprawie ochrony danych osobowych w Uniwersytecie Wrocławskim.

3. Szczegółowe warunki przetwarzania danych osobowych w ramach funkcjonowania RUWr zostały opracowane w Polityce prywatności Repozytorium, która stanowi Załącznik Nr 4 do niniejszego Regulaminu.

§ 16

Incydenty bezpieczeństwa systemu

W przypadku wystąpienia incydentu naruszającego bezpieczeństwo systemu lub danych (np. nieautoryzowany dostęp, utrata integralności, infekcja plików), administrator lub użytkownik ma obowiązek niezwłocznego zgłoszenia zdarzenia jako incydent cyberbezpieczeństwa w sposób określony w zarządzeniu Rektora w sprawie wprowadzenia Procedury zarządzania incydentami cyberbezpieczeństwa w Uniwersytecie Wrocławskim.

§ 17

Postanowienia końcowe

Uwagi w sprawach związanych z działaniem RUWr należy kierować za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie RUWr w zakładce Kontakt.